Aux États-Unis, des spécialistes de carrière rappellent qu’une formule de fin peut influencer la réponse et l’image laissée à un interlocuteur.
Un message électronique professionnel ne se limite pas à son objet et à son contenu. Son ton, sa longueur et sa dernière phrase comptent aussi. Le média numérique américain TODAY a recueilli les conseils de trois expertes de la carrière, dont Catherine Fisher, spécialiste de LinkedIn, pour éviter les maladresses qui peuvent tendre les échanges au travail.
Une formule de fin qui correspond au message
Une signature automatique et une formule de politesse ne produisent pas le même effet selon le destinataire. Un client, un collègue de longue date, un responsable hiérarchique ou un prospect n’attendent pas nécessairement le même niveau de formalité.
Regan Walsh, coach de carrière, conseille de rester cohérent avec sa personnalité et son activité. Pour elle, la formule de conclusion doit être « authentique à votre personne et authentique à votre entreprise ».
Cette professionnelle explique employer une formule traduisible par « Je vous soutiens », car elle accompagne ses clients. « C’est vraiment devenu synonyme de moi comme coach. Les gens voient cela et pensent à moi », indique-t-elle à TODAY. Elle utilise aussi une formule équivalant à « Dans l’attente », lorsqu’elle envisage une collaboration, un rendez-vous ou l’organisation d’un événement.
La bonne formule de politesse ne cherche pas à être originale à tout prix : elle doit surtout sembler sincère, adaptée et compréhensible.
Dans une relation professionnelle déjà installée, une fin de message simple peut suffire : « Merci », « Bien à vous » ou « Bonne journée ». Lorsqu’une action est attendue, le lecteur doit surtout savoir ce que l’expéditeur attend de lui.
La gratitude peut encourager une réponse
Une étude menée par Boomerang, une entreprise américaine de logiciels de messagerie installée à Mountain View, en Californie, s’est intéressée aux formules placées à la fin des courriels. Selon cette analyse, les messages se terminant par une marque de gratitude, comme « Merci d’avance » ou « Merci », obtenaient une réponse dans environ 60 % des cas.
Les formules plus neutres, proches de « Bien cordialement » ou « Cordialement », suscitaient un retour dans près de 50 % des courriels étudiés. Cette observation ne transforme pas une formule de politesse en garantie de réponse. Elle rappelle qu’une demande claire, accompagnée d’un remerciement mesuré, peut favoriser un échange plus fluide.
Quand remercier sans donner l’impression de forcer
Le « merci d’avance » ne convient pas à toutes les situations. Il peut être bien reçu si l’interlocuteur doit simplement confirmer une information ou transmettre un document prévu. Il peut paraître pressant lorsque la demande est lourde, urgente ou formulée sans égard pour la disponibilité du destinataire.
Pour une demande précise : « Merci pour votre retour avant vendredi. »
Après une aide reçue : « Merci pour ces précisions. »
Pour un premier contact : « Je vous remercie par avance de l’attention portée à ma demande. »
Après un échange courant : « Bien cordialement » reste une option sobre.
Le contexte reste déterminant. Une formule aimable ne compense pas un message confus, une demande imprécise ou un délai irréaliste.
Un courriel court, avec une attente explicite
Regan Walsh alerte sur les messages interminables. « Ce qu’un courriel ne devrait pas faire, c’est comporter dix paragraphes avec dix actions différentes », estime-t-elle. Selon elle, le destinataire risque de se sentir submergé, d’ignorer le message, d’oublier une partie des demandes ou d’alimenter une longue succession de réponses qui fait perdre du temps.
Catherine Fisher invite à trouver « l’équilibre entre être soi-même et rester professionnel ». Si la note est longue et contient des informations complexes nécessitant une attention soutenue, elle considère qu’une rencontre suivie d’un récapitulatif écrit peut être plus appropriée.
Kristen David, experte de l’entrepreneuriat, propose une règle simple : conclure en précisant qui doit faire quoi et à quel moment. Elle recommande par exemple de terminer par une phrase du type : « Très bien, j’attends votre réponse avant 16 heures vendredi. »
Avant d’envoyer un courriel, le destinataire doit pouvoir identifier rapidement l’action attendue, la personne concernée et l’échéance éventuelle.
Cette précision évite les relances inutiles. Elle réduit aussi le risque de voir chacun interpréter différemment une demande formulée trop vaguement.
Les formules à éviter selon les expertes
Les modèles automatiques ou les signatures très longues peuvent donner une impression mécanique, surtout s’ils ne correspondent pas au contenu du message. Regan Walsh recommande de laisser de côté les formules préfabriquées qui n’ont pas de sens dans l’échange en cours.
Catherine Fisher déconseille les formules très solennelles, comparables à « Sincèrement » ou « Respectueusement », comme les fins excessivement relâchées. Elle cite notamment les doubles baisers écrits ou une simple initiale. À ses yeux, des formules proches de « Bien à vous » et « Merci » offrent un équilibre plus sûr.
Kristen David invite aussi à renoncer aux plaisanteries de fin de message. L’humour écrit circule mal lorsqu’il n’y a ni voix, ni expression du visage, ni contexte partagé. Une phrase pensée comme légère peut être mal comprise, tomber à plat ou offenser un lecteur.
En France, des règles de courtoisie moins codifiées qu’on le croit
En France, aucune formule de politesse unique n’est imposée pour les courriels professionnels ordinaires. L’usage dépend du secteur, de la hiérarchie, du degré de familiarité et de la nature de la demande. « Cordialement », « Bien cordialement », « Bien à vous » et « Merci » figurent parmi les formules courantes.
Dans un premier échange ou avec une personne occupant une fonction institutionnelle, une formule plus soutenue peut être préférable. À l’inverse, reproduire dans chaque message les longues tournures des lettres administratives peut alourdir une conversation électronique rapide.
Un exemple de message efficace
Un courriel professionnel peut tenir en quelques lignes : rappeler le sujet, formuler la demande, fixer une échéance si elle est nécessaire, puis choisir une fin cohérente. Par exemple : « Bonjour, pourriez-vous me confirmer la date retenue pour la réunion ? Merci pour votre retour avant vendredi. Bien cordialement. »
Cette construction reste polie sans masquer l’objectif. Elle évite aussi les messages qui accumulent plusieurs questions, des documents non expliqués et des demandes implicites.
Un écrit qui peut être transféré et conservé
Kristen David, ancienne avocate, rappelle que le courriel ne disparaît pas après sa lecture. « Il existe quelque part pour toujours », prévient-elle. Elle compare ce message à un texto : il peut sembler fugitif, alors qu’il reste visible et peut être transféré.
Sa recommandation est simple : ne pas écrire ce que l’on ne souhaiterait pas voir lu par sa mère. Cette prudence vaut pour les critiques personnelles, les jugements à chaud, les informations sensibles et les traits d’humour ambigus.
Une erreur peut arriver : oubli de réponse, envoi à tous les participants d’une longue discussion ou mauvaise pièce jointe. Catherine Fisher conseille alors de reconnaître l’erreur sans multiplier les excuses, puis de corriger le problème. Regan Walsh insiste enfin sur une règle de fond : rester bienveillant. Un message ferme peut être clair sans devenir agressif.
Lecture rapide : rédactrice en chef d’Eurotel, ancienne de l’hôtellerie, spécialiste des hôtels de caractère et des city-trips.
Hélène Vasseur a passé près de quinze ans dans l’hôtellerie avant de se consacrer à l’écriture. De la réception d’un palace lyonnais à la direction d’une maison d’hôtes, elle a appris à lire un hôtel de l’intérieur : ce qui fait une vraie adresse, et ce qui relève du décor.
Rédactrice en chef d’Eurotel, elle coordonne la ligne éditoriale et arpente l’Europe à la recherche d’hôtels de caractère et de destinations à raconter autrement. Sa conviction : on voyage mieux quand on comprend les lieux, pas seulement quand on les coche. Elle garde un faible pour les vieilles villes d’Europe centrale et les petits-déjeuners qui s’éternisent.
