« Comme indiqué dans mon précédent message » : ces phrases passives-agressives que vos collègues détestent recevoir par mail

Une étude menée aux États-Unis montre à quel point certains mails de travail, en apparence polis, génèrent tensions, anxiété et envies de démission.

Aux États-Unis, la plateforme éducative Preply a interrogé 1 000 salariés sur leurs échanges professionnels par mail. Le média économique américain Fast Company, qui relaie cette enquête, met en lumière un phénomène que bien des employés français reconnaîtront : ces messages « polis » qui cachent agacement, reproches ou jugement. Et certaines formules, en tête desquelles « Comme indiqué dans mon précédent message », reviennent avec une régularité déconcertante.

Des mails « polis » qui piquent : ce que révèle l’étude américaine

Selon l’enquête menée par Preply, 83 % des personnes interrogées aux États-Unis déclarent avoir déjà reçu au travail un mail au ton passif-agressif. Et 42 % disent en avoir reçu… de leur supérieur hiérarchique.

Sylvia Johnson, responsable de la méthodologie chez Preply, définit ainsi ce type de communication : une agressivité qui ne s’avoue pas, mais transpire entre les lignes. Elle parle d’« une frustration non explicitée », qui passe par des formules apparemment neutres mais saturées d’irritation.

Les comportements passifs-agressifs par mail s’installent souvent là où les échanges directs deviennent compliqués ou rares.

Avec la généralisation du télétravail et des horaires décalés, beaucoup de salariés n’ont plus la possibilité de s’expliquer de vive voix dès qu’un délai dérape ou qu’un dossier coince. Comme le souligne Sylvia Johnson, cette distance favorise le recours à des formulations froides, indirectes, qui peuvent facilement être perçues comme hostiles.

« Comme indiqué dans mon précédent message » : la phrase la plus détestée

D’après l’étude, la phrase de mail jugée la plus passif-agressive est sans appel : « Comme indiqué dans mon précédent message ». L’implicite est clair : « Je l’ai déjà écrit, pourquoi ne l’avez-vous pas lu ? »

La recherche citée par Fast Company recense d’autres formules fréquemment ressenties comme agressives, même lorsqu’elles se veulent « professionnelles » :

• « Corrigez-moi si je me trompe, mais… »
• « Comme mentionné précédemment »
• « Je vous envoie ce rappel »
• « Je souhaitais attirer votre attention sur… »
• « Je vous remercie par avance » (utilisé sur un ton de contrainte plutôt que de gratitude réelle)

Autre pratique mal vécue par les salariés américains : mettre le manager en copie pour des sujets mineurs. Selon la Preply, 47 % des participants à l’étude disent avoir déjà vu un collègue ajouter leur supérieur en copie dans un mail sur un détail sans gravité, uniquement pour leur mettre la pression ou les « exposer ».

Quand la « politesse » cache un recadrage

Le problème ne vient pas de la formule en soi, mais du contexte, du ton supposé et de l’intention. Une phrase comme « Je vous envoie ce rappel » peut être parfaitement neutre dans un suivi de projet. Elle devient agressive lorsqu’elle est répétée, sèche, et remplace systématiquement le moindre échange de vive voix.

Dans un mail, la politesse de façade ne suffit pas à masquer la condescendance, surtout lorsqu’une relation est déjà tendue.

Le manque d’intonation, de mimiques et d’échanges spontanés favorise les malentendus. Le lecteur projette facilement un ton sec ou méprisant, surtout s’il se sent déjà fragilisé ou sous pression.

Un climat qui fait fuir : anxiété, performance en berne et démissions

La Preply relève que la fréquence des mails passifs-agressifs semble monter. La moitié des répondants estiment que ces comportements ont augmenté ces dernières années. Et ils ne restent pas sans conséquence.

• Près d’un quart des personnes interrogées disent avoir quitté un poste en raison de l’attitude passif-agressive de collègues.
• 66 % expliquent que ce type de mail déclenche chez eux un niveau d’anxiété suffisamment fort pour nuire à leur travail.
• 31 % des auteurs de mails passifs-agressifs admettent qu’ils répondent eux-mêmes à un message déjà perçu comme agressif.

Le phénomène se transforme alors en cercle vicieux : un mail au ton douteux en appelle un autre, parfois encore plus sec. Le conflit s’enkyste, alourdit l’ambiance et peut finir par mener à un départ, comme le montre l’étude relayée par Fast Company.

L’étude constate que 31 % des auteurs de mails passifs-agressifs réagissent à un message du même type reçu auparavant, alimentant un engrenage toxique.

Pour Sylvia Johnson, beaucoup de salariés choisissent ce ton consciemment pour « montrer qu’ils ne se laissent pas faire », sans mesurer l’impact sur leurs interlocuteurs et sur la dynamique d’équipe.

Comment désamorcer un mail passif-agressif au travail

Face à un message qui semble piquant, le premier réflexe conseillé par Sylvia Johnson n’est pas de répondre immédiatement. Elle recommande de marquer une pause, de respirer et de laisser retomber l’émotion avant de se remettre devant son écran.

Son approche s’articule autour de quelques étapes concrètes :

L’objectif : rester honnête sur le problème réel — un délai non tenu, une information manquante, une décision non partagée — tout en évitant les sous-entendus accusateurs qui brouillent le message et amplifient les tensions.

Cesser soi-même d’alimenter le problème

La spécialiste insiste sur un point central : chaque salarié doit vérifier qu’il ne contribue pas lui-même à ce climat. Elle recommande en particulier de limiter deux réflexes :

• La « délation par copie » : mettre systématiquement un supérieur en copie pour un premier retard ou une broutille.
• La rumeur : commenter le mail d’un collègue à d’autres membres de l’équipe plutôt que de s’adresser directement à la personne concernée.

En cas de difficultés récurrentes avec un même collègue, Sylvia Johnson conseille de discuter d’abord avec son manager, qui décidera éventuellement d’être mis en copie sur certains échanges pour évaluer la situation en connaissance de cause.

Avoir conscience de ses propres tendances à la communication passif-agressive constitue une étape clé pour apaiser les échanges.

Elle suggère aussi de se poser une question simple avant chaque envoi : pourquoi j’écris ce mail, et qu’est-ce que je veux réellement obtenir ? Cette vérification aide à retirer les piques inutiles, les « de maintenant en avant » ou « comme déjà indiqué », qui servent davantage à marquer le territoire qu’à régler le problème.

Et en France : mêmes phrases, mêmes malentendus

Si l’étude citée par Fast Company porte sur des salariés américains, la situation française présente de nombreux points communs. Dans beaucoup d’entreprises, certaines formules agacent particulièrement lorsqu’elles s’enchaînent dans les boîtes mail :

• « Comme indiqué dans mon précédent mail »
• « Pour rappel » suivi d’une liste sèche de reproches
• « Merci de faire le nécessaire » sans précision ni délai clair
• « Comme déjà vu ensemble » lorsque le sujet n’a en réalité été qu’évoqué rapidement

Les instances représentatives du personnel en France, comme les comités sociaux et économiques (CSE), se retrouvent parfois saisies de conflits qui ont démarré… par un simple mail mal formulé. Les services de ressources humaines constatent eux aussi que des tensions durables naissent d’une suite de messages trop abrupts, dans un contexte déjà tendu par les réorganisations ou la pression sur les objectifs.

Les principes évoqués par la Preply valent donc largement pour les salariés français : privilégier un échange direct — en face à face ou par téléphone — dès que le sujet devient sensible, limiter les copies hiérarchiques inutiles et clarifier par des faits plutôt que par des insinuations.

Quand mieux vaut décrocher son téléphone que frapper sur son clavier

L’étude citée par Fast Company rappelle aussi une évidence souvent oubliée en entreprise : le mail n’est pas adapté à tout. Sylvia Johnson recommande, lorsque c’est possible, de privilégier une conversation orale pour prévenir les malentendus.

Un coup de fil ou un passage au bureau du collègue permet :

• d’expliquer un retard sans donner l’impression de se justifier pendant des lignes entières ;
• d’ajuster le ton en fonction de la réaction de l’autre ;
• de désamorcer une crispation avant qu’elle ne s’installe par écrit ;
• de convenir clairement des prochaines étapes, puis éventuellement d’envoyer un mail récapitulatif factuel.

Le mail reste utile pour garder une trace et préciser des points techniques. Mais utilisé en réflexe unique, surtout dans un contexte hybride ou à distance, il ouvre largement la porte aux quiproquos et aux ressentiments silencieux.

Quelques repères pour un mail ferme… mais pas toxique

La frontière entre un mail clair et un mail passif-agressif peut sembler fine. Quelques repères aident à la garder nette :

Ce changement de ton ne gomme pas les exigences ni les contraintes. Il recentre simplement la discussion sur les faits et sur la recherche de solution, au lieu de pointer la supposée négligence de l’autre.

Pour un lecteur français, l’enseignement tiré de l’étude publiée par Fast Company reste très concret : le mail professionnel n’est pas qu’un outil neutre. Il transmet autant un message qu’une relation. Repérer ses propres réflexes passifs-agressifs, et ajuster quelques formules bien ancrées, peut véritablement alléger le climat au bureau… et dans les boîtes de réception.

Hélène Vasseur

Lecture rapide : rédactrice en chef d’Eurotel, ancienne de l’hôtellerie, spécialiste des hôtels de caractère et des city-trips.

Hélène Vasseur a passé près de quinze ans dans l’hôtellerie avant de se consacrer à l’écriture. De la réception d’un palace lyonnais à la direction d’une maison d’hôtes, elle a appris à lire un hôtel de l’intérieur : ce qui fait une vraie adresse, et ce qui relève du décor.

Rédactrice en chef d’Eurotel, elle coordonne la ligne éditoriale et arpente l’Europe à la recherche d’hôtels de caractère et de destinations à raconter autrement. Sa conviction : on voyage mieux quand on comprend les lieux, pas seulement quand on les coche. Elle garde un faible pour les vieilles villes d’Europe centrale et les petits-déjeuners qui s’éternisent.