Aux Pays-Bas, une formule d’appel neutre permet d’écrire à un destinataire inconnu sans supposer son identité ou son genre.
Le site linguistique néerlandais Onze Taal rappelle qu’une lettre ou un courriel gagne en justesse lorsque son ouverture s’adresse réellement à la personne qui le recevra. Quand le nom manque, ou lorsque le message est destiné à plusieurs lecteurs, le choix des premiers mots peut éviter bien des maladresses.
Quand le nom du destinataire est connu
La règle paraît simple : lorsqu’on connaît le nom de la personne, mieux vaut l’utiliser. Onze Taal recommande une formule directe, construite avec un terme de politesse suivi du prénom et du nom. Cette solution permet d’éviter d’attribuer un titre qui ne conviendrait pas au destinataire.
Dans un échange courant, une entrée chaleureuse peut convenir. Dans une démarche plus officielle, une formule plus réservée reste possible. Le degré de proximité dépend surtout du contexte, de l’expéditeur et de la relation entre les deux personnes.
Nommer son interlocuteur, lorsque son identité est connue, rend le message à la fois plus clair, plus personnel et plus respectueux.
Les initiales peuvent aussi remplacer le prénom. Cette option s’avère utile lorsque l’expéditeur ne connaît pas la façon dont la personne souhaite être appelée, ou lorsqu’un fichier ne mentionne que ses initiales et son nom.
Écrire sans connaître la personne qui lira le message
La situation change quand la lettre est envoyée à un service, à une liste de diffusion ou à une personne dont le nom n’a pas été communiqué. Le média néerlandais conseille alors de s’adresser à la qualité du lecteur ou à son lien avec l’organisation, plutôt que de tenter de deviner son genre.
Dans ce cas, la formule d’appel peut viser le public concerné : un client, un donateur, un habitant, un collègue, un parent ou un bénévole. Elle fonctionne particulièrement bien pour les communications collectives, les informations de quartier, les campagnes associatives ou les messages adressés à une clientèle ciblée.
« Bonjour, » convient à de nombreux messages simples et professionnels.
« Madame, Monsieur, » reste adapté à une lettre administrative ou commerciale adressée à un destinataire non identifié.
« Bonjour à toutes et à tous, » peut être utilisé lorsqu’un courriel vise clairement un groupe.
« Bonjour aux parents, » ou « Bonjour aux bénévoles, » précise immédiatement le public attendu.
« À l’attention du service concerné, » peut aider lorsque le message doit parvenir à une administration ou à une entreprise, sans interlocuteur nommé.
Le ton compte autant que le choix des mots. Une formule plus solennelle installe une certaine distance. Une formule plus simple donne l’image d’un expéditeur accessible. Il n’existe donc pas de phrase unique valable dans toutes les circonstances : la bonne solution dépend du canal, du sujet et du niveau de formalité attendu.
Pourquoi éviter de présumer du genre
Onze Taal explique que les mots désignant traditionnellement un homme ou une femme sont de préférence écartés dans une formule neutre. Cette précaution répond à une réalité simple : certaines personnes ne se reconnaissent pas dans cette opposition, tandis que d’autres préfèrent que leur identité ne soit pas présumée dans un échange écrit.
Ce choix ne relève pas seulement de la politesse. Il permet aussi d’éviter une erreur concrète. Une formule neutre reste pertinente quand un prénom est ambigu, quand le courrier est traité par plusieurs personnes ou quand l’identité du lecteur final n’est pas connue.
Les anciennes formules restent présentes
Les formulations associant les deux civilités traditionnelles continuent d’apparaître dans des courriers et sur des formulaires. Elles ont longtemps constitué la réponse habituelle à l’incertitude sur le genre du destinataire. Onze Taal constate toutefois que les formules entièrement neutres se généralisent.
Cette évolution répond à un besoin de clarté. Une formule adressée directement au lecteur, au client ou au service concerné dit précisément à qui le message est destiné. Elle évite aussi les enchaînements alourdis par une barre oblique, une virgule ou une alternative répétée.
Lorsqu’un courrier peut parvenir à plusieurs personnes, désigner le groupe concerné est souvent plus naturel que juxtaposer des civilités.
La situation en France
En France, la formule « Madame, Monsieur, » demeure très employée dans les lettres de motivation, les courriers administratifs et les demandes adressées à une entreprise lorsque le nom du destinataire n’est pas connu. Elle reste compréhensible et admise dans de nombreux contextes formels.
Pour un courriel professionnel, « Bonjour, » est souvent suffisant, surtout si le message est bref et que la fonction du destinataire apparaît dans l’adresse ou dans l’objet. Lorsqu’un service est visé, « Bonjour, service clientèle » ou « À l’attention du service des ressources humaines » peut apporter une précision utile, sans attribuer un genre à la personne qui répondra.
Dans une candidature, connaître le nom du recruteur permet de personnaliser le message. S’il est accessible de façon fiable, l’employer évite une formule impersonnelle. À l’inverse, mieux vaut ne pas inventer de nom ni deviner une civilité à partir d’un prénom.
Quelques repères avant d’envoyer son message
Vérifier si le nom du destinataire figure dans l’annonce, la signature d’un précédent échange ou les coordonnées du service.
Adapter le niveau de formalité au type de demande : administration, client, collègue ou groupe de proches ne requièrent pas le même ton.
Privilégier une formule collective lorsque plusieurs personnes peuvent lire le courriel.
Relire l’objet et la première phrase : une formule d’appel claire ne compense pas un message imprécis.
La formule d’appel n’est qu’une ligne, mais elle fixe la relation dès les premiers mots. Dans une demande sensible, un courrier collectif ou une candidature, choisir une entrée adaptée réduit le risque de paraître distant, familier ou maladroit.
Une autre précaution peut faire la différence : rester cohérent entre le début et la fin du message. Un courriel ouvert par une formule très formelle appelle généralement une rédaction soignée et une formule de politesse assortie. À l’inverse, un simple « Bonjour » s’accorde mieux avec un texte direct, courtois et concis.
Lecture rapide : rédactrice en chef d’Eurotel, ancienne de l’hôtellerie, spécialiste des hôtels de caractère et des city-trips.
Hélène Vasseur a passé près de quinze ans dans l’hôtellerie avant de se consacrer à l’écriture. De la réception d’un palace lyonnais à la direction d’une maison d’hôtes, elle a appris à lire un hôtel de l’intérieur : ce qui fait une vraie adresse, et ce qui relève du décor.
Rédactrice en chef d’Eurotel, elle coordonne la ligne éditoriale et arpente l’Europe à la recherche d’hôtels de caractère et de destinations à raconter autrement. Sa conviction : on voyage mieux quand on comprend les lieux, pas seulement quand on les coche. Elle garde un faible pour les vieilles villes d’Europe centrale et les petits-déjeuners qui s’éternisent.
Quelle est la formule d'appel la plus appropriée pour une candidature si le nom du recruteur n'est pas connu ?
La formule « Madame, Monsieur» demeure très employée dans les lettres de motivation en France. Cependant, mieux vaut chercher le nom du recruteur de façon fiable dans l'annonce ou les coordonnées du service, car nommer la personne rend le message plus personnel et respectueux.
Pourquoi faut-il éviter de présumer du genre du destinataire ?
Certaines personnes ne se reconnaissent pas dans l'opposition traditionnel homme-femme, tandis que d'autres préfèrent que leur identité ne soit pas présumée. De plus, cela évite une erreur concrète quand un prénom est ambigu ou que le courrier est traité par plusieurs personnes.
Qu'utiliser comme formule d'appel pour un courriel professionnel bref ?
« Bonjour» est souvent suffisant pour un courriel professionnel bref, surtout si la fonction du destinataire apparaît dans l'adresse ou dans l'objet du message.
Comment adapter la formule d'appel lorsque plusieurs personnes peuvent lire le courriel ?
Désigner le groupe concerné est plus naturel que juxtaposer des civilités. Par exemple, utiliser « Bonjour aux parents», « Bonjour aux bénévoles» ou « Bonjour à toutes et à tous» précise immédiatement le public attendu.
Faut-il maintenir la même tonalité entre la formule d'appel et le reste du message ?
Oui, il est important de rester cohérent. Une formule très formelle appelle une rédaction soignée et une formule de politesse assortie, tandis qu'un simple « Bonjour » s'accorde mieux avec un texte direct, courtois et concis.
