Vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire : voici la formule de politesse neutre à utiliser dans un mail ou une lettre

Vous devez écrire à quelqu’un aux Pays-Bas sans connaître son nom ni son genre ? Certains codes de politesse permettent d’éviter le faux pas.

Le site linguistique néerlandais Onze Taal consacre une fiche pratique aux formules de politesse neutres, à utiliser quand le nom ou le genre du destinataire n’est pas connu ou pas pertinent. L’occasion de faire le point sur ces usages aux Pays-Bas, et de voir comment un lecteur francophone peut s’en inspirer pour ses propres mails et courriers.

Pourquoi adopter une formule de politesse neutre ?

Onze Taal rappelle d’abord le contexte : pendant longtemps, l’ouverture d’une lettre reposait sur une distinction stricte entre « monsieur » et « madame ». Or cette opposition ne convient plus à toutes les situations.

Quand le genre n’est pas connu, ou qu’il n’entre tout simplement pas en ligne de compte, une formule neutre évite les maladresses et inclut tout le monde.

Le site souligne notamment que certaines personnes ne se reconnaissent ni dans la catégorie « homme », ni dans la catégorie « femme ». Pour elles, être enfermées dans un « monsieur » ou « madame » peut être perçu comme excluant.

Utiliser une formule neutre répond aussi à un autre besoin très courant : on écrit souvent à une fonction, à un service, à une communauté de personnes, et non à un individu parfaitement identifié avec un prénom, un nom et un genre clairement connus.

Quand le nom est connu : comment rester neutre ?

Dans le contexte néerlandais décrit par Onze Taal, quand l’auteur connaît le nom de la personne, la recommandation est claire : privilégier une formule d’appel qui ne mentionne ni « monsieur » ni « madame ».

La pratique actuelle consiste à employer un adjectif d’adresse (« Beste » ou « Geachte » en néerlandais) suivi du prénom et du nom, ou des initiales et du nom. Cela donne, dans cette langue :

• Une formule équivalente à « Cher Robin de Vries, »
• Une formule équivalente à « Monsieur Robin de Vries, » dans un registre plus soutenu
• « Cher A.E. Jansen, » avec les initiales à la place du prénom
• « Monsieur A.E. Jansen, » en version plus formelle

Le point clé mis en avant par Onze Taal : le titre genré (« monsieur », « madame ») disparaît, au profit du seul nom de la personne. Le ton de la lettre est ensuite modulé par le mot placé en tête : plus chaleureux ou plus distant selon le registre souhaité.

Pour une adresse à une personne nommée, l’usage néerlandais actuel retient l’adjectif d’adresse suivi du nom, sans mention de « monsieur » ou « madame ».

Le site précise que la variante la plus formelle, proche du « Monsieur » français, tend à paraître un peu datée dans les mails, même si elle reste acceptée dans les courriers plus officiels.

Quand le nom n’est pas connu : adresser la fonction, pas la personne

Autre cas très fréquent abordé par Onze Taal : vous devez écrire à quelqu’un dont vous ignorez totalement le nom. Le message peut être lu par différentes personnes, ou bien il est destiné à une catégorie précise (clients, donateurs, habitants d’un quartier, etc.).

Dans ce cas, l’adresse se fait directement au lecteur, au rôle ou au groupe visé. Le site donne une série d’exemples en néerlandais, équivalents à des formules comme :

• « Cher lecteur, » ou « Monsieur, chère lectrice, » selon le degré de formalité
• « Cher donateur, »
• « Cher client, »
• « Cher électeur, »
• « Cher habitant du quartier … »
• « Cher bénévole, »
• « Cher collègue, »
• « Cher parent, »
• ou leurs formes au pluriel (« cher(s) bénévole(s) », « cher(s) parent(s) », etc.).

Là encore, le choix entre une tournure plus familière ou plus solennelle permet d’ajuster le ton. Onze Taal explique que la version la plus chaleureuse convient mieux quand l’expéditeur veut montrer sa proximité et son accessibilité. La version plus distante rassure lorsqu’il s’agit de manifester avant tout la correction et le sérieux de l’institution.

Le principe retenu aux Pays-Bas : viser la catégorie de personne concernée (« lecteur », « client », « bénévole »), plutôt qu’un « monsieur ou madame » impersonnel.

Les formules « monsieur/madame » : encore tolérées mais moins modernes

Onze Taal revient aussi sur une recommandation longtemps dominante aux Pays-Bas : combiner « monsieur » et « madame » dans la même expression quand le genre n’était pas connu. La fiche rappelle ainsi toute une série de constructions où les deux termes coexistent, reliés par une barre oblique, un « ou » ou une virgule.

Le message du site néerlandais est nuancé :

• de nombreuses administrations ou institutions continuent d’utiliser ce type de formule ;
• mais la tendance générale va vers des expressions plus neutres, qui ne reposent plus sur cette opposition binaire.

Autrement dit, ces formules ne sont pas déclarées fautives. Elles apparaissent simplement moins en phase avec les préoccupations contemporaines autour de l’inclusion et de la diversité des identités de genre.

Que retenir pour vos courriels si vous vivez en France ?

La fiche d’Onze Taal concerne spécifiquement l’usage néerlandais. Un lecteur français ne peut pas reprendre tel quel les tournures citées, qui appartiennent à une autre langue. Mais les principes généraux peuvent inspirer la rédaction de mails ou de lettres en français.

En France aussi, viser la fonction ou le groupe plutôt qu’un « monsieur/madame » par défaut rend souvent le message plus clair et plus respectueux.

Dans un contexte professionnel français, la formule « Madame, Monsieur, » reste très répandue lorsqu’on ne connaît pas la personne. Elle apparaît notamment dans les courriers adressés à des services, à des directions ou à des recruteurs. Elle fonctionne encore, mais son caractère binaire peut interroger certains destinataires.

Sur le modèle néerlandais, plusieurs pistes existent en français pour neutraliser une adresse tout en restant dans un usage courant :

• utiliser le titre du poste : « À l’attention du responsable des ressources humaines », puis commencer le texte sans formule de politesse nominative ;
• cibler directement la catégorie : « Chers clients », « Chers voisins », « Chers parents d’élèves » ;
• dans une newsletter, s’adresser au lecteur par sa qualité : « Cher abonné », « Bonjour à tous », selon le niveau de formalité souhaité.

Dans le milieu associatif ou citoyen, choisir une formule claire comme « Chers habitants », « Cher membre de l’association » permet également d’éviter le couple « monsieur/madame » tout en conservant une politesse explicite.

Courriel professionnel : adapter la neutralité au contexte français

Pour un message professionnel en France, l’équilibre se joue entre les usages encore dominants et cette volonté d’inclusion. Le parallèle avec les recommandations d’Onze Taal met en lumière plusieurs réflexes utiles :

En France, l’usage conservateur reste courant dans les administrations et les procédures très formelles. Les recommandations néerlandaises montrent néanmoins une direction : la neutralisation progressive des mentions genrées, au profit d’adresses centrées sur la fonction ou la relation avec le destinataire.

Pourquoi ces subtilités de politesse ont des effets concrets

Onze Taal insiste sur le caractère « neutre » de ces formules, mais l’enjeu dépasse la simple question linguistique. Le choix de l’adresse en début de mail ou de lettre donne immédiatement un ton à l’échange.

Pour un destinataire, se voir correctement nommé, sans approximation sur son genre, renforce le sentiment de considération. A contrario, une formule qui se trompe de civilité, ou qui semble très éloignée des pratiques actuelles, peut fragiliser d’emblée la relation.

Les conseils d’Onze Taal rappellent ainsi qu’une simple ligne au début d’un mail concentre plusieurs enjeux : respect des identités, clarté de l’interlocuteur visé, image que souhaite renvoyer l’expéditeur. S’y attarder quelques secondes permet de choisir la formule la plus adaptée, selon le pays, la langue et le contexte professionnel ou personnel dans lequel on écrit.

Hélène Vasseur

Lecture rapide : rédactrice en chef d’Eurotel, ancienne de l’hôtellerie, spécialiste des hôtels de caractère et des city-trips.

Hélène Vasseur a passé près de quinze ans dans l’hôtellerie avant de se consacrer à l’écriture. De la réception d’un palace lyonnais à la direction d’une maison d’hôtes, elle a appris à lire un hôtel de l’intérieur : ce qui fait une vraie adresse, et ce qui relève du décor.

Rédactrice en chef d’Eurotel, elle coordonne la ligne éditoriale et arpente l’Europe à la recherche d’hôtels de caractère et de destinations à raconter autrement. Sa conviction : on voyage mieux quand on comprend les lieux, pas seulement quand on les coche. Elle garde un faible pour les vieilles villes d’Europe centrale et les petits-déjeuners qui s’éternisent.