Dans les échanges professionnels en Suisse, l’ouverture des e-mails par un « J’espère que vous allez bien » divise. Politesse sincère ou formule vide qui agace ?
Le site d’actualité suisse 20 Minuten s’est penché dès 2019 sur ces salutations très personnelles au début des courriels, alors même que les interlocuteurs se connaissent à peine. Un sujet qui parle aussi aux salariés français, confrontés aux mêmes tournures standardisées dans leurs boîtes de réception.
Une formule très personnelle… avec des gens qu’on ne connaît pas
L’article de 20 Minuten part d’une situation courante dans les bureaux suisses, mais que beaucoup de Français reconnaîtront. On reçoit un e-mail d’une personne avec qui on n’a échangé que deux ou trois fois, parfois seulement par téléphone. Pourtant, le message commence ainsi : « Bonjour Madame X, comment allez-vous ? » ou « Bonjour Monsieur Y, j’espère que vous allez bien ».
Pour plusieurs destinataires interrogés par le média suisse, ce démarrage crée un malaise. Une femme raconte qu’elle n’avait eu que deux contacts e-mail avec l’expéditrice : en voyant cette question sur son état de santé, elle a d’abord cru connaître cette personne plus intimement. Elle expliquait avoir trouvé étrange qu’on la recontacte des mois plus tard en demandant d’emblée comment elle allait.
Un autre destinataire souligne le décalage ressenti : la question est très personnelle, mais le reste du message est froid, standardisé, presque anonyme. La formule lui paraît alors artificielle, comme plaquée au début d’un courriel purement utilitaire.
La question « Comment allez-vous ? » trouble certains salariés lorsqu’elle vient d’un contact lointain et précède un message purement professionnel.
Des réactions très contrastées face à ce « J’espère que vous allez bien »
Les personnes interrogées par 20 Minuten ne réagissent pas toutes de la même façon à ces formules. Mais un point revient souvent : le sentiment d’obligation de répondre, alors même que l’échange reste strictement professionnel.
Ceux qui répondent une fois… puis laissent tomber
Une employée explique avoir joué le jeu au premier e-mail : elle répond qu’elle va bien et renvoie la politesse. Dans sa réponse, l’expéditrice enchaîne immédiatement sur sa demande, sans un mot sur la formule d’ouverture. Aucun « merci, je vais bien aussi ».
La destinataire se sent alors un peu dupe. Elle en tire une règle personnelle : désormais, elle ignore systématiquement ce type de question au début des messages. Elle lit directement le cœur de la demande.
Ceux qui voient une « stratégie » pour obtenir quelque chose
Un autre salarié confie qu’il ne répond jamais à ce genre de question. Pour lui, ces phrases apparaissent surtout dans des mails où l’expéditeur attend un service, une information ou une réponse rapide. Il y voit une « politesse stratégique », destinée à adoucir la demande ou à mettre le destinataire dans de bonnes dispositions.
Cette perception d’une tactique relationnelle peut renforcer l’irritation : la question sur le bien-être ne serait qu’un emballage, sans réel souci de la personne.
Ceux que la formule met franchement mal à l’aise
Un troisième témoignage va plus loin : ce qui l’énerve, c’est de se sentir obligé de répondre. Il n’existe en réalité qu’une seule réponse socialement acceptable dans un cadre professionnel : « Merci, je vais bien. » S’il allait réellement mal, il ne se verrait pas raconter ses problèmes dans un e-mail de travail.
Il ajoute qu’il aime bien renvoyer la question par politesse, mais constate que, dans la grande majorité des cas, l’interlocuteur n’y répond pas. Selon lui, les e-mails professionnels ne sont pas le bon lieu pour détailler son état moral ou physique. Sa règle est claire : poser la question seulement si la réponse l’intéresse vraiment.
D’autres adoptent une position intermédiaire : ils répondent brièvement « Je vais bien, merci », mais sans renvoyer la formule. Une réponse minimale, par simple sens des convenances.
Entre obligation de politesse, soupçon de manipulation et gêne à évoquer sa vie personnelle, cette simple question peut rapidement devenir un casse-tête relationnel.
Pour un expert, une « floskle » sans intérêt réel
Pour éclairer ce phénomène, 20 Minuten interroge Lorenz Wenger, présenté comme expert en communication d’entreprise. Son verdict sur le fameux « Comment allez-vous ? » est sans détour : il parle d’une « formule inutile », utilisée la plupart du temps sans réflexion.
Selon lui, dans les échanges professionnels, cette question ne traduit presque jamais un réel intérêt pour le bien-être de l’autre. Elle sert plutôt de « chauffe-plume » ou de brise-glace : une manière de se lancer dans l’écriture sans attaquer trop brutalement le sujet principal. L’expéditeur n’attend souvent ni réponse détaillée, ni retour de politesse.
L’expert compare cette habitude à l’anglais « How do you do? », employé comme simple formule de salutation, sans que l’interlocuteur s’attarde sur l’état réel de la personne en face. On pose la question, mais on ne demande pas vraiment une réponse.
Il estime aussi qu’un salarié qui se mettrait à répondre très longuement à ce « Comment allez-vous ? » par écrit, en détaillant soucis, fatigue ou problèmes de santé, risquerait de mettre son interlocuteur à l’aise… ou plutôt mal à l’aise. Lorenz Wenger juge qu’un tel déballage paraît vite « étrange » ou « enfantin » dans un cadre professionnel.
Dans la communication orale, il constate que le « Ça va ? » subit la même évolution. La formule fait désormais davantage partie du rituel de salutation que d’une question véritable. On s’attend à un simple « Ça va » en retour, sans détails.
Comment ouvrir un mail pro sans agacer son interlocuteur ?
Face à cette dérive des formules toutes faites, Lorenz Wenger préconise une autre approche, en particulier avec des contacts que l’on connaît peu.
- Ne pas tourner autour du pot et aller rapidement au sujet de l’e-mail.
- Utiliser une salutation sobre, sans surjouer la proximité.
- Si l’on souhaite une petite touche humaine, s’appuyer sur un élément concret, par exemple l’actualité ou la saison.
L’expert donne un exemple très simple pour l’été : plutôt que de demander « Comment allez-vous ? », suggérer plutôt : « Avez-vous déjà pris quelques jours de vacances ? » ou « J’espère que vous profitez du beau temps ». La question reste légère, ancrée dans quelque chose de précis, sans toucher directement à l’état personnel ou émotionnel de l’autre.
Pour l’expert suisse, un bon e-mail professionnel s’ouvre mieux par une accroche concrète et contextualisée que par une question générique sur le bien-être.
En France aussi, des codes d’e-mail parfois jugés pesants
Les usages suisses décrits par 20 Minuten sont très proches de ce que connaissent les salariés français. Les échanges par mail restent encadrés par des codes, parfois vécus comme lourds : salutations standard, remerciements appuyés, relances polies, formules finales à rallonge.
En France, les guides de « netiquette » et les recommandations internes des entreprises insistent déjà sur plusieurs principes proches de ceux évoqués par l’expert suisse :
- adapter le ton au niveau de familiarité avec l’interlocuteur ;
- éviter les formules trop intimes avec des contacts très occasionnels ;
- soigner la clarté de l’objet et du premier paragraphe ;
- garder les salutations cordiales, mais pas envahissantes.
Dans nombre de services RH ou de directions de la communication, une tendance se dessine : encourager les échanges plus directs et plus courts. Certaines entreprises françaises incitent ainsi leurs équipes à limiter les préambules génériques et à préciser rapidement l’objet de la demande, surtout quand les interlocuteurs ne se connaissent pas bien.
La formule « J’espère que vous allez bien » reste très répandue en France, mais nombre de salariés, notamment dans les grandes organisations, s’interrogent sur son caractère mécanique. Elle peut encore fonctionner entre collègues qui échangent souvent et se connaissent suffisamment pour que la formule sonne sincère. Dans des contacts plus formels, son usage systématique risque en revanche de renforcer la distance au lieu de l’atténuer.
Ce que révèle cette petite phrase sur notre rapport au travail
Derrière ces trois mots, « Comment allez-vous ? », se cache un sujet plus large : la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle. Beaucoup de salariés, en Suisse comme en France, ressentent un tiraillement entre la volonté d’humaniser les échanges et le besoin de garder une certaine réserve.
Interroger le bien-être dans un mail de travail peut devenir délicat pour plusieurs raisons très concrètes :
| Situation | Effet possible |
|---|---|
| Le destinataire va bien | Réponse automatique, sans valeur ajoutée (« Merci, tout va bien ») |
| Le destinataire ne va pas bien | Gêne à répondre honnêtement dans un contexte professionnel |
| L’expéditeur n’attend pas la réponse | Formule perçue comme creuse ou stratégique |
| L’expéditeur lit vraiment la réponse | Échange potentiellement plus long que prévu pour un simple e-mail de travail |
Certains spécialistes en communication conseillent désormais de réserver ces questions plus personnelles aux moments où l’on est prêt à prendre quelques minutes pour lire et, si nécessaire, réagir. Par exemple lors d’un appel téléphonique, d’une visioconférence ou d’un échange en face à face.
À l’inverse, les e-mails gagnent en efficacité lorsqu’ils se concentrent sur leur fonction principale : transmettre une information, poser une question précise, fixer un rendez-vous. Une touche de cordialité suffit souvent, sans forcément entrer sur le terrain du bien-être personnel.
Vers des e-mails plus sincères et plus efficaces
Un moyen simple d’éviter l’effet « formule vide » consiste à choisir des phrases qui reflètent vraiment ce que l’on pense. Si l’on s’inquiète réellement pour un collègue absent depuis plusieurs jours, le signaler de façon claire peut avoir plus d’impact qu’un « J’espère que vous allez bien » systématique.
Autre piste : remplacer la question sur l’état de santé par un élément concret lié à la relation de travail. Mentionner un projet commun, une réunion à venir ou un événement partagé donne une entrée en matière plus naturelle. Par exemple : « Suite à notre échange de la semaine dernière… » ou « Comme convenu lors de notre réunion… ».
Cette personnalisation demande un léger effort, mais elle réduit le risque de créer ce sentiment d’inconfort relevé par les lecteurs de 20 Minuten. Le lecteur français peut y voir une invitation à réfléchir à ses propres habitudes d’écriture, pour trouver l’équilibre entre courtoisie, sincérité et clarté.
