Dans les entreprises au Brésil comme en France, certains automatismes d’e-mails peuvent ruiner une bonne impression sans que l’on s’en rende compte.
Un article de conseils en communication professionnelle publié au Brésil explique comment sept tournures très répandues dans les e-mails donnent, sans le vouloir, une image froide, maladroite ou peu professionnelle. Inspiré de ces recommandations, ce guide détaille les formulations à éviter… et surtout quoi écrire à la place, avec des exemples concrets adaptés au quotidien d’un salarié français.
Sept phrases à bannir de vos e-mails professionnels
De petites phrases « passe-partout » peuvent suffire à vous faire paraître effacé, agressif ou peu organisé, même si votre message est fondé.
1. « Désolé(e) de vous déranger » : une excuse qui vous affaiblit
Au Brésil, comme le rappelle l’article d’origine, s’excuser en permanence dans les e-mails finit par entamer la crédibilité. En France, le réflexe « désolé de vous déranger » est tout aussi courant.
Le problème : vous vous placez d’emblée en position de faute, alors que vous faites simplement votre travail. À force, vous donnez l’image de quelqu’un qui n’ose pas demander et qui doute de sa légitimité.
À la place, l’article conseille de commencer directement par l’action attendue, en remerciant pour le temps accordé. Par exemple :
- « Je vous écris pour valider le devis du projet X et vous remercie pour votre retour. »
- « Je reviens vers vous pour obtenir votre accord sur la version finale du rapport. Merci par avance pour le temps consacré. »
2. « Je fais juste un point » : trop vague, pas assez utile
La formule équivalente en portugais est épinglée comme impersonnelle et vide de sens. Un simple « je fais un point » n’explique ni pourquoi vous écrivez, ni ce que vous attendez.
Le destinataire doit alors fouiller dans son historique ou deviner l’objet réel de votre message. Résultat : perte de temps et impression d’amateurisme.
Mieux vaut annoncer clairement le sujet et la demande :
- « Je me permets de revenir vers vous au sujet du dossier recrutement, pour savoir si une date d’entretien a été fixée. »
- « Où en est la validation du budget présenté la semaine dernière ? »
Un e-mail efficace répond toujours à deux questions : « Pourquoi m’écrit-on ? » et « Que dois-je faire ? ».
3. « Comme indiqué dans mon précédent e-mail » : un ton passif-agressif
La source brésilienne insiste sur le sous-texte de cette phrase : elle peut laisser entendre « vous n’avez pas lu ce que j’ai écrit ». Le risque de froisser la personne est réel, surtout par écrit, où le ton ne passe pas.
Pour rappeler une information, reformulez sans reproche implicite :
- « Pour rappel, l’échéance pour la remise du dossier est fixée au 15. »
- « Comme mentionné plus tôt, la réunion aura lieu mardi à 9 heures. »
Le fond reste identique, mais la tournure paraît factuelle et respectueuse, ce que souligne l’article brésilien.
4. « Très reconnaissant(e) » : la gratitude figée et distante
La formule relevée dans le texte d’origine est jugée trop formelle, presque froide. En français, « je vous serais très reconnaissant » peut parfois produire le même effet si elle est utilisée à chaque e-mail.
La recommandation du média brésilien : une gratitude simple, directe, sans emphase excessive. Par exemple :
- « Merci pour votre aide sur ce dossier. »
- « Merci pour votre retour rapide. »
Ces formulations restent polies, mais sonnent plus naturelles et sincères.
5. « On en reparlera » : impression de problème qui traîne
L’expression mise en cause – l’équivalent de « on reprendra ça » – laisse entendre que le sujet va encore s’éterniser, sans solution précise en vue. Pour la personne en face, cela peut être frustrant.
L’article brésilien conseille de proposer une suite concrète, avec un cadre clair :
- « Je vous propose de programmer une réunion la semaine prochaine pour définir les prochaines étapes. »
- « Pouvons-nous faire un point téléphonique jeudi entre 14 h et 16 h pour trancher ce sujet ? »
Un suivi précis rassure : il montre que le sujet est pris en main, avec un calendrier défini.
6. « Merci de me dire » : ton trop directif
Dans la version brésilienne, la tournure équivalente est jugée trop formelle, presque condescendante. En français, un sec « merci de me dire » peut passer pour un ordre déguisé.
Pour arrondir les angles, l’article recommande d’ouvrir davantage la formulation :
- « Qu’en pensez-vous ? »
- « Auriez-vous des recommandations sur ce point ? »
- « Vos retours seront les bienvenus. »
Ces phrases invitent à coopérer plutôt qu’à obéir, ce qui favorise un climat de travail plus serein.
7. « Merci d’avance » : une attente imposée
La dernière expression pointée du doigt est très fréquente en France comme au Brésil. Selon l’article, elle donne le sentiment que la personne n’a plus vraiment le choix : vous la remerciez comme si elle avait déjà accepté.
Le texte conseille de montrer de la reconnaissance sans présumer du résultat :
- « Merci d’examiner cette demande. »
- « Je vous serai reconnaissant pour toute aide que vous pourrez apporter sur ce sujet. »
Remercier pour la considération, et non pour l’exécution, laisse à l’autre sa liberté de décision.
Les règles d’or d’un e-mail professionnel clair
Aller droit au but sans être brusque
Le média brésilien insiste sur la concision : supprimer les détours, les excuses inutiles et les formules vides améliore la lisibilité du message. Un e-mail court, structuré, avec un seul objectif principal est plus facile à traiter pour son destinataire.
Pour un lecteur français, cela rejoint les bonnes pratiques souvent rappelées par les services de ressources humaines : un objet précis, un contexte en deux phrases, puis la demande clairement formulée.
Personnaliser un minimum chaque message
L’article conseille d’adapter la tournure au destinataire : un client important, un collègue proche ou un supérieur hiérarchique ne se traitent pas tout à fait de la même manière.
Un simple :
- « Bonjour Madame Martin, j’espère que tout se passe bien de votre côté. »
avant d’entrer dans le vif du sujet suffit parfois à humaniser l’échange, sans rallonger inutilement l’e-mail.
Relire systématiquement avant d’envoyer
La source brésilienne insiste sur la relecture : fautes d’orthographe, tournures maladroites ou ambiguïtés entachent le professionnalisme. En France, cette vigilance est tout aussi attendue, notamment dans les grandes entreprises ou les administrations.
Relire permet aussi de traquer les tics de langage : « désolé », « juste », « petit », « rapidement »… qui relativisent votre message ou encombrent vos phrases.
Garder un ton positif, même en cas de problème
Le média brésilien recommande d’adopter une formulation orientée solution. Plutôt que de s’attarder sur ce qui ne va pas, mettre en avant ce qui peut être fait réduit les tensions.
Par exemple :
- « Le délai initial ne pourra pas être tenu. Voici ce que je propose pour limiter l’impact… »
Cette approche, déjà largement valorisée en France dans la gestion de projet, montre que vous assumez la difficulté tout en cherchant activement une issue.
Ce que cela change pour vos e-mails en France
Ces conseils issus d’un article de communication professionnelle au Brésil trouvent un écho direct dans les bureaux français, où l’e-mail reste l’outil principal de travail, aux côtés de la messagerie instantanée.
Les services de ressources humaines, les écoles de commerce et les organismes de formation continue en France insistent eux aussi sur :
- la clarté de l’objet et du message ;
- la courtoisie sans excès de formalisme ;
- la précision des demandes et des délais ;
- la maîtrise du ton, notamment vis-à-vis des clients et des supérieurs.
Les mêmes phrases maladroites repérées dans le texte brésilien se retrouvent souvent dans les échanges internes français. Les ajuster peut avoir des effets concrets : réponses plus rapides, moins de malentendus, relations de travail plus fluides.
Exemples pratiques : transformer ses e-mails au quotidien
Pour passer de la théorie à la pratique, une méthode simple consiste à repérer ses propres automatismes et à préparer quelques alternatives toutes faites. On peut, par exemple, se créer un petit tableau de référence :
| À éviter | À privilégier |
|---|---|
| « Désolé(e) de vous déranger » | « Je vous contacte pour… » |
| « Je fais juste un point » | « Où en est… ? / Je reviens vers vous au sujet de… » |
| « Comme indiqué dans mon précédent e-mail » | « Pour rappel, … » |
| « Merci de me dire » | « Qu’en pensez-vous ? » |
| « Merci d’avance » | « Merci d’examiner cette demande » |
Garder ces formules sous la main, dans un bloc-notes ou un document interne, permet d’améliorer peu à peu tous ses messages, sans effort particulier.
Un autre réflexe utile consiste à se mettre à la place du destinataire avant d’envoyer l’e-mail : comprend-il immédiatement ce qu’on attend de lui ? Le ton le met-il sous pression, ou au contraire l’invite-t-il à coopérer ? Ces questions, au cœur de l’article brésilien, trouvent une application directe dans la vie de bureau en France.
